RPA (Robotic Process Automation)

Definition und Grundlagen von RPA

Robotic Process Automation, kurz RPA, bezeichnet den Einsatz von Software-Robotern, die wiederkehrende, regelbasierte Aufgaben automatisiert ausführen. Im Gegensatz zu physischen Robotern handelt es sich bei RPA nicht um Maschinen, die in einer Fabrikhalle stehen, sondern um digitale „Roboter“, die im Hintergrund von IT-Systemen arbeiten. Sie imitieren die Aktionen eines Menschen an der Benutzeroberfläche von Softwareprogrammen: Klicks, Eingaben, das Öffnen von Anwendungen oder das Kopieren von Daten.

Die Grundidee von RPA ist es, manuelle Routineaufgaben zu automatisieren, die für Mitarbeiter zwar zeitaufwendig, aber gleichzeitig standardisiert und wenig komplex sind. Typische Beispiele sind:

• das Übertragen von Daten zwischen zwei Systemen,
• das automatische Ausfüllen von Formularen,
• das Erstellen standardisierter Reports,
• oder die Bearbeitung eingehender Rechnungen.

Dadurch entsteht ein erheblicher Produktivitätsgewinn: Mitarbeiter können sich auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren, während der „digitale Assistent“ im Hintergrund die Fleißarbeit übernimmt.

Funktionsweise und Merkmale von RPA

RPA-Software wird meist so konzipiert, dass sie ohne tiefgreifende Systemeingriffe funktioniert. Das bedeutet, es müssen keine Schnittstellen programmiert oder Systeme komplett umgebaut werden. Stattdessen „beobachtet“ der Software-Roboter die Benutzeroberfläche eines Programms und führt anschließend dieselben Klicks und Eingaben aus wie ein Mensch.

Die wichtigsten Merkmale von RPA sind:

• Regelbasierte Abläufe: RPA eignet sich vor allem für Prozesse, die klar definierten Regeln folgen und keine komplexen Entscheidungen erfordern.
• Schnelle Einführung: Da RPA ohne große IT-Umstellungen funktioniert, lassen sich Prozesse oft innerhalb weniger Wochen automatisieren.
• 24/7-Betrieb: Ein Software-Roboter kennt keine Arbeitszeiten – er kann Aufgaben rund um die Uhr erledigen.
• Hohe Genauigkeit: Da menschliche Fehlerquellen entfallen, werden Prozesse fehlerfreier abgewickelt.
• Skalierbarkeit: Je nach Bedarf können Unternehmen mehrere Bots parallel einsetzen und so ein hohes Automatisierungsvolumen erreichen.

Technisch gesehen können moderne RPA-Lösungen auch mit künstlicher Intelligenz (KI) kombiniert werden. Dadurch wird RPA noch leistungsfähiger, weil die Bots nicht nur streng regelbasierte Aufgaben erledigen, sondern auch komplexere Szenarien meistern können – beispielsweise durch Texterkennung (OCR), Sprachverarbeitung oder Mustererkennung.

Vorteile von RPA für Unternehmen

Der Einsatz von RPA bringt eine Vielzahl an Vorteilen mit sich. Besonders hervorzuheben sind:

• Kostenersparnis: Durch die Automatisierung sinken die Personalkosten für manuelle Tätigkeiten, während gleichzeitig die Effizienz steigt.
• Zeitgewinn: Aufgaben, die sonst Stunden dauern, können in wenigen Minuten erledigt werden.
• Fehlerreduktion: Software-Bots arbeiten exakt nach Vorgabe – Flüchtigkeitsfehler werden vermieden.
• Schnelle Skalierbarkeit: Prozesse lassen sich auf Knopfdruck vervielfachen, wenn das Arbeitsvolumen steigt.
• Mitarbeiterentlastung: Routineaufgaben entfallen, sodass mehr Zeit für kreative oder strategische Tätigkeiten bleibt.
• Compliance und Nachvollziehbarkeit: Jeder Arbeitsschritt der Bots kann protokolliert werden, was die Einhaltung von Vorschriften erleichtert.

Besonders spannend ist RPA für Branchen mit hohem Dokumenten- und Datenaufkommen – zum Beispiel im Finanzwesen, in der Logistik, im Gesundheitswesen oder in der Verwaltung.

Abgrenzung: RPA vs. klassische Automatisierung

Während klassische Automatisierung in der IT meist bedeutet, Systeme über Schnittstellen oder API-Integrationen miteinander zu verbinden, verfolgt RPA einen anderen Ansatz. Statt an den „Maschinenraum“ eines Systems anzudocken, arbeitet RPA direkt an der Benutzeroberfläche.

Das hat den Vorteil, dass auch alte oder heterogene Systeme eingebunden werden können, die keine modernen Schnittstellen haben. Unternehmen müssen ihre IT-Landschaft also nicht zwingend modernisieren, um von Automatisierung zu profitieren. Allerdings eignet sich RPA weniger für hochdynamische oder unstrukturierte Prozesse, bei denen viele individuelle Entscheidungen gefragt sind.

RPA im Kontext von Syvera ERP

Für eine ERP-Lösung wie Syvera eröffnet RPA spannende Möglichkeiten. Viele Unternehmen nutzen ERP-Systeme bereits, um ihre Prozesse zu standardisieren und zentral zu steuern. Doch es gibt immer wieder Schnittstellenbereiche, in denen manuelle Tätigkeiten notwendig bleiben – genau hier setzt RPA an.

Beispiele für den Einsatz von RPA in Verbindung mit Syvera:

• Datenübertragungen: Wenn Daten aus externen Quellen (z. B. Lieferantenportale) in Syvera eingepflegt werden müssen, kann ein Bot diese Aufgabe übernehmen.
• Rechnungsverarbeitung: Eingehende Rechnungen können automatisiert ausgelesen, geprüft und ins System eingetragen werden.
• Reportings: Standardberichte lassen sich regelmäßig und fehlerfrei durch RPA erstellen und versenden.
• Bestellprozesse: Routinebestellungen können automatisch im System angestoßen und überwacht werden.

In Kombination mit den über 40 Modulen von Syvera entsteht dadurch ein nahtloses Zusammenspiel: Das ERP-System liefert die Struktur und Datenbasis, während RPA die Lücken in den Abläufen schließt, die sonst noch manuell bearbeitet würden.