Wir implementieren maßgeschneiderte Softwarelösungen für die digitale Transformation Ihres Unternehmens
Kundenservice
Ab dem 1. Januar 2025 wird die elektronische Übermittlung von Entgeltunterlagen an die Deutsche Rentenversicherung für alle Arbeitgeber verpflichtend – das bedeutet: Die sogenannte euBP-Pflicht (elektronisch unterstützte Betriebsprüfung) wird zur neuen Realität im Lohn- und Gehaltswesen. Was das konkret für Unternehmen bedeutet, welche Systeme angepasst werden müssen und wie Sie sich rechtzeitig vorbereiten – das klären wir in diesem Beitrag.
Die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) ist ein Verfahren, das Arbeitgebern und der Rentenversicherung die Durchführung von Betriebsprüfungen deutlich erleichtert. Statt Papierunterlagen oder Datenträgern müssen relevante Entgeltunterlagen künftig digital übermittelt werden – und das strukturiert und standardisiert.
Die gesetzliche Grundlage wurde mit dem „Gesetz zur digitalen Rentenübersicht“ gelegt, welches bereits 2021 in Kraft trat. Ab dem 01.01.2025 wird die Nutzung der euBP für alle Arbeitgeber zur Pflicht.
Ab 2025 wird die Betriebsprüfung in Deutschland durch die Einführung der euBP (elektronische Betriebsprüfung) grundlegend reformiert. Diese neue Regelung ersetzt die bisherige Praxis der manuellen Datenübermittlung und ermöglicht eine digitale und strukturierte Übertragung der Entgeltunterlagen an die Deutsche Rentenversicherung. Die Umstellung auf das elektronische Verfahren bringt zahlreiche Vorteile mit sich: Unternehmen müssen ihre Daten nicht mehr in Papierform oder unstrukturiert einreichen, sondern können diese direkt über sichere, zertifizierte Softwarelösungen übermitteln.
Diese Veränderung sorgt nicht nur für eine beschleunigte Bearbeitung der Betriebsprüfungen, sondern auch für eine höhere Datensicherheit und eine deutlich geringere Fehlerquote. Durch die Digitalisierung wird die Prüfung effizienter und transparenter, wodurch Unternehmen schneller Rückmeldungen erhalten und ihre internen Prozesse optimieren können. Für Arbeitgeber bedeutet dies, dass sie sich rechtzeitig mit den neuen Anforderungen auseinandersetzen müssen, um eine frühzeitige und reibungslose Umsetzung der euBP sicherzustellen.
Im Rahmen der euBP müssen dem Prüfdienst der Rentenversicherung künftig bestimmte Unterlagen in strukturierter digitaler Form bereitgestellt werden. Das betrifft insbesondere folgende Dokumentationen:
Die Übertragung erfolgt über ein standardisiertes Datenformat, das durch das ITSG-Zertifizierungsverfahren geprüft wird. Voraussetzung für die Teilnahme ist, dass das eingesetzte Lohnabrechnungsprogramm die euBP-Funktion unterstützt.
Die Pflicht zur euBP ist ab 2025 gesetzlich bindend. Arbeitgeber, die ihre Unterlagen nicht digital zur Verfügung stellen können, müssen mit Verzögerungen bei Betriebsprüfungen und ggf. mit Nachfragen oder Sanktionen durch die Rentenversicherung rechnen. Außerdem steigt der Aufwand auf Arbeitgeberseite deutlich, wenn man weiterhin auf analoge Prozesse setzt.
Auch Datenschutz spielt eine Rolle: Bei der digitalen Übermittlung sensibler Lohndaten sind alle Beteiligten verpflichtet, die geltenden Vorgaben der DSGVO einzuhalten. Dazu gehört u. a. die Verschlüsselung der Übertragungswege und eine klare Zugriffsregelung auf personenbezogene Daten.
Ab 2025 sind Arbeitgeber verpflichtet, ihre Entgeltunterlagen im Rahmen der Betriebsprüfung elektronisch und strukturiert zu übermitteln. Um auf die euBP-Pflicht vorbereitet zu sein, sollten Unternehmen rechtzeitig die passenden Softwarelösungen implementieren, die die Anforderungen der elektronischen Datenübermittlung erfüllen. Diese Software muss die strukturierte Übermittlung von Entgelt- und Lohnabrechnungsdaten ermöglichen und sicherstellen, dass alle relevanten Informationen im richtigen Format und gemäß den gesetzlichen Vorgaben an die Deutsche Rentenversicherung übermittelt werden.
Zudem sollten sich Arbeitgeber mit den neuen Datenschutzbestimmungen vertraut machen, da die Datenübermittlung in einem sicheren und verschlüsselten Format erfolgen muss, um den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gerecht zu werden. Des Weiteren ist es ratsam, die internen Prozesse zur Datensammlung und -prüfung zu optimieren, um die korrekte Erfassung und Übermittlung der Daten sicherzustellen. Eine frühzeitige Umstellung auf die elektronische Betriebsprüfung spart Zeit und reduziert das Risiko von Fehlern oder Verzögerungen während der Prüfung. Indem Arbeitgeber jetzt die nötigen Schritte ergreifen, können sie nicht nur die Anforderungen erfüllen, sondern auch von einer effizienteren und reibungsloseren Betriebsprüfung profitieren.
Syvera ist eine modulare ERP-Lösung, die sich individuell an die Bedürfnisse von Unternehmen anpasst.