Wir implementieren maßgeschneiderte Softwarelösungen für die digitale Transformation Ihres Unternehmens
Kundenservice
Wer sich mit der Auswahl und Einführung eines ERP-Systems beschäftigt, stößt schnell auf den Begriff Total Cost of Ownership (TCO) – also die Gesamtkosten, die während des gesamten Lebenszyklus einer ERP-Lösung anfallen. TCO ist weit mehr als nur der Preis auf dem Angebot. Eine realistische Kalkulation umfasst sämtliche direkten und indirekten Kosten – von der ersten Lizenz bis zum langfristigen Betrieb, von der Implementierung bis zur Anpassung und Wartung.
Gerade bei ERP-Systemen kann eine Fehleinschätzung der TCO erhebliche Folgen haben: Unerwartete Zusatzkosten belasten nicht nur das IT-Budget, sondern können auch zu Verzögerungen oder strategischen Fehlentscheidungen führen. Ein klarer Blick auf die TCO hilft dabei, Investitionen realistisch zu bewerten, Anbieter sinnvoll zu vergleichen und letztlich eine fundierte Entscheidung zu treffen, die sowohl kurz- als auch langfristig wirtschaftlich tragfähig ist.
Ein modular aufgebautes ERP-System wie Syvera.de bietet hier den Vorteil, dass Unternehmen flexibel entscheiden können, welche Module sie benötigen – und wann. Das erlaubt nicht nur eine bedarfsgerechte Anpassung, sondern auch eine gezielte Steuerung der TCO.
Die TCO-Betrachtung sollte dabei nicht nur kaufmännisch, sondern auch strategisch erfolgen. Wer von Beginn an die betrieblichen Anforderungen, die zukünftigen Wachstumspläne und das digitale Transformationspotenzial berücksichtigt, schafft eine tragfähige Grundlage für die ERP-Auswahl. Es gilt also: Nicht das billigste System ist automatisch das beste – sondern das, das im Verhältnis von Leistung zu langfristigen Kosten den größten Mehrwert bietet.
Einer der ersten Posten, der bei der ERP-Auswahl ins Gewicht fällt, sind die Lizenzkosten. Doch hier gibt es nicht „das eine“ Modell. Vielmehr unterscheidet man drei zentrale Modelle: Kauflizenz, Mietlizenz (On-Premises) und Software-as-a-Service (SaaS).
Bei der klassischen Kauflizenz erwirbt das Unternehmen die Software einmalig und zahlt anschließend für Wartung, Updates und Support. Der Vorteil liegt in der langfristigen Kontrolle über die Software, allerdings sind die Einstiegskosten hoch – und spätere Updates können teuer werden.
Mietlizenzen verteilen die Kosten auf monatliche oder jährliche Zahlungen. Hier zahlt das Unternehmen für die Nutzung der Software, inklusive regelmäßiger Wartung. Diese Variante eignet sich besonders für Unternehmen, die flexibel bleiben und hohe Anfangsinvestitionen vermeiden wollen.
Das SaaS-Modell (Cloud-Lösung) hingegen ermöglicht die Nutzung der Software vollständig über das Internet – inklusive Hosting, Backups, Updates und Sicherheit. Hier zahlt man meist pro Nutzer und Monat. Syvera.de bietet ein modernes SaaS-Modell, das Unternehmen nicht nur bei den Kosten entlastet, sondern auch technische Komplexität reduziert.
Im Rahmen der TCO-Analyse ist es entscheidend, Lizenzkosten nicht isoliert zu betrachten, sondern im Kontext der langfristigen Nutzungsdauer, der Skalierbarkeit und der betrieblichen Anforderungen. Während eine Kauflizenz auf den ersten Blick günstiger erscheint, kann ein SaaS-Modell über die Jahre hinweg durch geringeren Wartungsaufwand, höhere Verfügbarkeit und schnellere Updates wirtschaftlicher sein.
Nicht zuletzt spielt die Vertragslaufzeit eine Rolle: Ist das Unternehmen auf Flexibilität angewiesen? Oder soll langfristig eine bestimmte Lösung etabliert werden? Je nach Bedarf können sich unterschiedliche Lizenzmodelle lohnen – wichtig ist, dass sie transparent, skalierbar und planbar sind.
Ein erheblicher Teil der TCO fällt in die Implementierungsphase. Neben der technischen Einrichtung umfasst dies auch Projektmanagement, Schulungen, Datenmigration, Prozessberatung und individuelle Anpassungen. Gerade bei mittelständischen Unternehmen wird dieser Posten häufig unterschätzt.
Ein häufiger Fehler: Unternehmen verlassen sich auf Anbieterpreise ohne Zusatzaufwände. Dabei hängen Implementierungskosten stark von der Komplexität der bestehenden IT-Landschaft, den gewünschten Anpassungen und dem Prozess-Reifegrad im Unternehmen ab.
Die Implementierung gliedert sich meist in mehrere Phasen:
ERP-Systeme wie Syvera.de setzen hier auf modulare Einführungspakete, die es Unternehmen ermöglichen, schrittweise vorzugehen. So lassen sich Implementierungskosten kontrollieren, Prioritäten setzen und Lerneffekte direkt in die nächste Phase einfließen lassen.
Ein weiterer Aspekt: interne Kosten. Projektteams müssen gebildet, Fachabteilungen eingebunden und interne Ressourcen freigestellt werden. Diese indirekten Kosten sollten bei einer realistischen TCO-Betrachtung unbedingt berücksichtigt werden.
Auch wichtig: Erfahrungswerte einholen. Viele Anbieter bieten Referenzen und Projektberichte, anhand derer sich besser einschätzen lässt, wie hoch die tatsächlichen Aufwände ausfallen.
Nach dem erfolgreichen Go-live ist die Arbeit nicht vorbei. Im Gegenteil – die laufenden Betriebskosten sind ein zentraler Bestandteil der TCO. Dazu zählen:
Gerade bei klassischen On-Premises-Lösungen können diese Kosten über Jahre hinweg erheblich steigen. Cloud-Lösungen wie Syvera punkten hier durch inkludierte Leistungen, automatische Updates und feste Support-Verträge.
Wichtig ist auch: Wie gut ist der Anbieter erreichbar? Gibt es eine deutschsprachige Hotline? Wird aktiv in die Weiterentwicklung investiert? All das beeinflusst die langfristige Zufriedenheit – und damit indirekt auch die TCO.
Auch Schulungskosten sind ein nicht zu unterschätzender Punkt: Neue Mitarbeitende müssen eingelernt werden, Prozessänderungen nachvollzogen und neue Module erklärt werden. Anbieter wie Syvera setzen daher auf digitale Trainingsumgebungen, Onboarding-Portale und persönliche Begleitung durch Kundenbetreuer, um den Aufwand gering zu halten.
Kaum ein Unternehmen übernimmt ein ERP-System „von der Stange“. Anpassungen – sogenanntes Customizing – sind häufig nötig, um spezifische Abläufe abzubilden, Schnittstellen zu schaffen oder Prozesse zu optimieren.
Hier entstehen Kosten durch:pex
Doch Customizing ist nicht nur ein Kostenfaktor – es ist auch ein echter Wettbewerbsvorteil. Unternehmen, die ihr ERP-System optimal an ihre Prozesse anpassen, erzielen häufig einen deutlich höheren ROI.
Ein modular aufgebautes System wie Syvera erleichtert es, neue Funktionen nach Bedarf zu ergänzen – ohne das komplette System umzubauen. Diese Skalierbarkeit reduziert nicht nur die TCO, sondern erhöht auch die Lebensdauer der Lösung erheblich.
Dabei sollte jedes Customizing stets dokumentiert und mit Blick auf Updates und Wartbarkeit geplant werden. Denn was heute als hilfreiche Erweiterung dient, kann morgen zur Hürde werden, wenn es schlecht integriert oder nicht mehr wartbar ist.
Der Return on Investment (ROI) ist der letzte, aber entscheidende Punkt bei der Betrachtung der TCO. Er beantwortet die Frage: Wann hat sich die Investition amortisiert?
Die ROI-Betrachtung umfasst sowohl harte Faktoren (z. B. Zeitersparnis, geringere Fehlerquote, automatisierte Abläufe) als auch weiche Faktoren (z. B. höhere Transparenz, bessere Entscheidungsgrundlage, höhere Mitarbeitermotivation).
Ein Beispiel: Wenn ein ERP-System durch automatisierte Rechnungsverarbeitung 20 Stunden manuelle Arbeit pro Monat einspart, ist das ein klar messbarer Vorteil. Wenn zusätzlich Vertriebsprozesse optimiert und Lagerkosten gesenkt werden, ergibt sich schnell ein positiver ROI – oftmals bereits nach 12 bis 24 Monaten.
Syvera.de bietet Tools zur ROI-Simulation, die bereits vor Projektstart helfen, realistische Erwartungen zu formulieren und Investitionsentscheidungen fundiert zu treffen. So wird die TCO nicht zur Blackbox, sondern zur strategischen Entscheidungsgrundlage.
Fazit: Die richtige ERP-Wahl basiert nicht auf dem günstigsten Angebot, sondern auf einer durchdachten Gesamtkalkulation. Wer Lizenzkosten, Implementierung, Wartung, Anpassungen und ROI ganzheitlich betrachtet, trifft Entscheidungen, die langfristig tragen. Mit einer modularen, skalierbaren Lösung wie Syvera.de behalten Unternehmen die volle Kontrolle über ihre TCO – heute und in Zukunft.
Syvera ist eine modulare ERP-Lösung, die sich individuell an die Bedürfnisse von Unternehmen anpasst.