Die Einführung eines ERP-Systems gehört zu den bedeutendsten Investitionen in die Digitalisierung eines Unternehmens. Doch bevor die erste Zeile Code installiert oder der erste Workflow definiert wird, steht eine zentrale Frage im Raum: Soll das ERP-System gekauft, gemietet oder geleast werden? Diese Entscheidung beeinflusst nicht nur die finanzielle Planung, sondern auch Flexibilität, IT-Infrastruktur und langfristige Unternehmensentwicklung. In diesem Beitrag erklären wir, was sich hinter den verschiedenen Modellen verbirgt, welche Vor- und Nachteile sie mit sich bringen und wie Unternehmen die für sie passende Lösung finden.
ERP kaufen – maximale Kontrolle, aber hohe Anfangsinvestition
Beim klassischen ERP-Kaufmodell erwerben Unternehmen eine dauerhafte Lizenz für die Software. Diese wird in der Regel auf den eigenen Servern installiert (On-Premises), kann aber auch in einer Private Cloud betrieben werden.
Vorteile des Kaufs:
- Langfristige Eigentümerschaft: Nach dem Kauf gehört die Software dem Unternehmen – es entstehen keine monatlichen Mietkosten.
- Individuelle Anpassungen: Eigenentwicklungen, Schnittstellen oder tiefgreifende Customizations sind ohne Einschränkungen möglich.
- Sicherheit & Datenschutz: Unternehmen haben vollständige Kontrolle über Datenhaltung, Backup und IT-Security.
- Kalkulierbare Betriebskosten: Abgesehen von Wartung, Support und eventuellen Updates entstehen nach dem Kauf meist keine variablen Kosten mehr.
Nachteile des Kaufs:
- Hohe Anfangsinvestitionen: Die Lizenzgebühren, Implementierungskosten und Hardwareanschaffung summieren sich schnell auf fünf- bis sechsstellige Beträge.
- Langfristige Bindung: Ein Wechsel auf ein anderes System ist deutlich aufwendiger und teurer.
- Technologieveraltung: Unternehmen sind selbst dafür verantwortlich, das System aktuell zu halten – sowohl technisch als auch funktional.
- Interne IT-Ressourcen notwendig: Eigene Server, Admins und Updatezyklen erfordern Know-how und Zeit.
Für wen eignet sich der Kauf?
Vor allem mittelständische und große Unternehmen, die langfristig planen, über eigene IT-Kapazitäten verfügen und spezifische Anpassungen benötigen, profitieren vom Kauf. Auch in sicherheitskritischen Branchen mit hohen Datenschutzanforderungen ist das Kaufmodell oft erste Wahl.
ERP-System mieten – flexibel und skalierbar in der Cloud
Das Mietmodell (auch Software-as-a-Service, kurz SaaS) hat sich in den letzten Jahren stark etabliert. Hierbei wird das ERP-System als Dienstleistung über das Internet bereitgestellt – inklusive Wartung, Hosting und Updates.
Vorteile der Miete:
- Geringe Anfangskosten: Keine Anschaffungskosten für Lizenzen oder Hardware – stattdessen planbare monatliche Gebühren.
- Schnelle Implementierung: Cloud-ERP-Systeme sind in der Regel schneller einsatzbereit als On-Premises-Lösungen.
- Skalierbarkeit: Neue Nutzer oder Module lassen sich flexibel hinzufügen oder entfernen.
- Updates inklusive: Der Anbieter sorgt automatisch für neue Funktionen, Sicherheitsupdates und Performance-Optimierungen.
- Keine internen Server nötig: Die IT-Infrastruktur wird durch den Anbieter betrieben – das entlastet die interne IT.
Nachteile der Miete:
- Langfristige Kosten: Über Jahre hinweg können die laufenden Kosten höher ausfallen als beim Kauf.
- Begrenzte Individualisierung: Tiefgreifende Anpassungen sind oft nur eingeschränkt möglich.
- Abhängigkeit vom Anbieter: Unternehmen sind auf den Dienstleister angewiesen – auch hinsichtlich Performance, Support und Vertragslaufzeiten.
- Datenspeicherung extern: Die Daten liegen in der Cloud – was datenschutzrechtlich geprüft werden muss.
Für wen eignet sich die Miete?
Das Mietmodell ist ideal für kleine und mittelständische Unternehmen, die schnell starten wollen, keine eigene IT-Abteilung haben oder zunächst ohne große Investitionen testen möchten. Auch wachsende Unternehmen profitieren von der Flexibilität eines Cloud-ERP-Systems.
ERP leasen – die Mischform zwischen Kauf und Miete
Das Leasing-Modell ist weniger verbreitet, bietet jedoch eine interessante Zwischenlösung. Hierbei wird das ERP-System – häufig inklusive Hardware oder Dienstleistungspaketen – über einen definierten Zeitraum geleast. Am Ende der Laufzeit besteht oft die Option zur Übernahme oder zum Wechsel.
Vorteile des Leasings:
- Kalkulierbare Raten: Fixe monatliche Leasingraten erleichtern die Budgetplanung.
- Schonung der Liquidität: Große Einmalzahlungen entfallen – gleichzeitig nutzt man eine moderne Lösung.
- Technologiewechsel möglich: Nach Ablauf der Leasingdauer kann auf ein aktuelleres System umgestellt werden.
- Möglichkeit zur Übernahme: Am Ende des Leasingvertrags kann die Software häufig zu einem Restwert gekauft werden.
Nachteile des Leasings:
- Langfristige Bindung: Die Laufzeit ist meist fix und lässt wenig Raum für flexible Anpassungen.
- Geringere Flexibilität als Miete: Erweiterungen oder Wechsel während der Laufzeit sind häufig nicht oder nur gegen Gebühr möglich.
- Nicht für alle ERP-Systeme verfügbar: Viele Anbieter fokussieren auf Miet- oder Kaufmodelle – Leasing erfordert meist individuelle Verträge.
Für wen eignet sich Leasing?
Leasing ist eine Option für Unternehmen mit mittelfristigem Planungshorizont, die keine hohen Anfangsinvestitionen tätigen möchten, aber langfristig auf ein eigenes System setzen. Vor allem in Kombination mit Hardware (z. B. bei einer kompletten IT-Erneuerung) kann Leasing attraktiv sein.
Fazit: Miet-, Kauf- oder Leasingmodell – welches passt zu Ihrem Unternehmen?
Die Wahl zwischen ERP mieten, kaufen oder leasen hängt maßgeblich von den Unternehmenszielen, der vorhandenen IT-Struktur und der finanziellen Planung ab. Eine pauschale Antwort gibt es nicht – dafür aber klare Leitfragen:
- Wie schnell soll das System verfügbar sein?
- Wie wichtig ist volle Kontrolle und Individualisierung?
- Gibt es interne IT-Kapazitäten für Betrieb, Wartung und Updates?
- Wie hoch darf die Anfangsinvestition sein – und wie planbar sollen die Kosten sein?
- Wie langfristig ist die Entscheidung für das ERP-System gedacht?
Unser Tipp: Entscheidungshilfe mit einem ERP-Partner
Der beste Weg zur Entscheidung führt über eine sorgfältige Bedarfsanalyse. In einem Gespräch mit einem erfahrenen ERP-Partner lässt sich schnell klären, welche Lösung den größten Mehrwert bietet – technisch wie wirtschaftlich. Viele Anbieter – wie z. B. Workstool, unsere modulare ERP-Lösung – bieten heute flexible Kombinationen aus Miet-, Leasing- und Kaufmodellen an. So bleiben Sie nicht nur anpassungsfähig, sondern auch zukunftssicher.
