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Die Frage, ob Arbeitszeiterfassung in Deutschland verpflichtend ist, beschäftigt aktuell unzählige Unternehmen, Personalabteilungen und HR-Softwareanbieter. Die Rechtslage ist im Wandel: Spätestens seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom 13.09.2022 und den darauf folgenden Gesetzesentwürfen zur Reform des Arbeitszeitgesetzes ist klar – eine Pflicht zur systematischen Zeiterfassung besteht.
In diesem Beitrag erfahren Sie:
Die Pflicht zur Zeiterfassung ist nicht neu. Bereits 2019 hat der Europäische Gerichtshof (EuGH) im sogenannten "Stechuhr-Urteil" entschieden, dass Mitgliedsstaaten Arbeitgeber verpflichten müssen, die tägliche Arbeitszeit ihrer Beschäftigten objektiv, verlässlich und zugänglich zu erfassen. Die Umsetzung in deutsches Recht ließ jedoch auf sich warten.
Das Bundesarbeitsgericht stellte klar: Auch ohne eine konkrete gesetzliche Neuregelung besteht bereits jetzt eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung auf Grundlage von § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz. Arbeitgeber müssen geeignete Systeme bereitstellen, um Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit zu dokumentieren.
Wichtig: Diese Pflicht gilt unabhängig von der Betriebsgröße, der Branche oder der Arbeitsform (auch für mobiles Arbeiten und Homeoffice).
Die aktuellen Regelungen des Arbeitszeitgesetzes schreiben zwar nur vor, dass Überstunden und Sonntagsarbeit zu dokumentieren sind. Doch durch das BAG-Urteil gilt de facto schon jetzt eine umfassendere Dokumentationspflicht.
Ein Gesetzesentwurf zur Arbeitszeiterfassungspflicht vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) befindet sich seit 2023 in Vorbereitung und soll 2025 final beschlossen werden. Dieser Entwurf bringt folgende Eckpunkte mit sich:
ThemaAktuelle RegelungGeplante Neuregelung (Stand 2025)DokumentationNur Überstunden & Sonn-/FeiertagsarbeitPflicht zur vollständigen Erfassung täglicher ArbeitszeitForm der ErfassungPapier oder digitalDigital bevorzugt, aber formfrei zulässigFrist zur ErfassungUnverbindlichTägliche Erfassung am gleichen TagAufbewahrungspflicht2 Jahre2 Jahre, voraussichtlich digital prüfbarAusnahmenKeine klarenKleine Betriebe mit bis zu 10 MA evtl. befreit
Grundsätzlich alle Arbeitgeber. Ausnahmen können durch zukünftige Gesetzesanpassungen für kleine Unternehmen mit bis zu zehn Beschäftigten, leitende Angestellte oder bei tarifvertraglicher Öffnungsklausel entstehen.
Das Gesetz lässt aktuell noch offen, wie die Zeiterfassung erfolgen muss. Wichtig ist lediglich, dass die Daten vollständig, korrekt und überprüfbar sind.
Hinweis: Eine Erfassung durch den Arbeitnehmer selbst ist zulässig, der Arbeitgeber bleibt aber in der Kontrollpflicht.
Wer die Zeiterfassungspflicht ignoriert, riskiert rechtliche und wirtschaftliche Folgen:
Die clevere Umsetzung der Arbeitszeiterfassung gelingt heute am besten digital. Eine smarte HR-Software wie Syvera ermöglicht:
Vorteil: Eine digitale Lösung reduziert manuelle Fehler, spart Personalressourcen und ist sofort skalierbar für wachsende Teams.
Ein modernes Zeiterfassungssystem muss nicht nur gesetzliche Anforderungen erfüllen, sondern auch ein hohes Maß an Transparenz bieten – für Arbeitgeber wie für Arbeitnehmer. Mitarbeiter sollten jederzeit nachvollziehen können, wann ihre Arbeitszeit beginnt, endet, wann Pausen erfasst wurden und ob Überstunden korrekt dokumentiert sind. Nur so entsteht Vertrauen in das System und eine gerechte Basis für Arbeitszeitkonten, Leistungsbewertungen oder sogar Bonusmodelle. Für das Unternehmen bedeutet das: weniger Diskussionen, mehr Fairness und eine bessere interne Kommunikation.
Insbesondere in Teams mit Gleitzeitmodellen, Teilzeitverträgen oder saisonalen Schwankungen sorgt eine klare, nachvollziehbare Zeiterfassung für Planbarkeit und Kontrolle.
Auch Führungskräfte erhalten so eine verlässliche Grundlage, um Personalbedarfe besser zu planen oder im Fall von Fehlzeiten rasch reagieren zu können. Die Integration in bestehende HR-Systeme, Lohnbuchhaltungen oder ERP-Software wie Syvera ist dabei ein entscheidender Vorteil – denn nur so entsteht ein durchgängiger digitaler Workflow.
Ein leistungsfähiges Zeiterfassungssystem sollte sich nahtlos in die bestehenden Unternehmensprozesse integrieren lassen. Das bedeutet: Schnittstellen zu Lohnbuchhaltung, Projektcontrolling, Personalverwaltung oder ERP sind ein Muss. Nur wenn die Zeiterfassung mit anderen Systemen vernetzt ist, lassen sich Arbeitszeiten effizient nutzen – etwa zur automatisierten Berechnung von Lohnzuschlägen, Urlaubstagen oder Projektzeiten.
Auch die Skalierbarkeit spielt eine zentrale Rolle: Ein System sollte sowohl im kleinen Team als auch im Großunternehmen zuverlässig funktionieren und mit dem Unternehmen wachsen.
Neben der Technik zählt vor allem die Usability: Mitarbeiter müssen das System intuitiv bedienen können – sei es über eine App, ein Webportal oder ein stationäres Terminal. Einfache Bedienung, klare Benutzeroberflächen und mobile Zugänglichkeit fördern die Akzeptanz und minimieren Schulungsaufwand. Darüber hinaus sollte das System auch mehrsprachig verfügbar und barrierefrei gestaltet sein – besonders in international tätigen Unternehmen oder bei inklusiven Arbeitsumgebungen. Wer hier auf eine zukunftssichere Lösung wie Syvera setzt, schafft nicht nur Rechtssicherheit, sondern auch Effizienz und Mitarbeiterzufriedenheit zugleich.
Die gesetzliche Pflicht zur Zeiterfassung ist bereits Realität – spätestens durch das Urteil des Bundesarbeitsgerichts. Unternehmen, die sich frühzeitig damit befassen, sind im Vorteil: Sie vermeiden rechtliche Risiken, stärken ihren Arbeitsschutz und können durch digitale Systeme wie Syvera den gesamten HR-Prozess effizienter gestalten.
Gerade im Wettbewerb um Fachkräfte und bei der Einführung flexibler Arbeitsmodelle wird transparente Arbeitszeiterfassung zum Erfolgsfaktor – rechtlich, organisatorisch und kulturell.
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