Wir implementieren maßgeschneiderte Softwarelösungen für die digitale Transformation Ihres Unternehmens
Kundenservice
Die gesetzliche Meldepflicht für elektronische Kassensysteme nimmt 2025 endgültig Fahrt auf – ein Thema, das viele Unternehmen betrifft, aber in der Praxis oft noch Fragen aufwirft. Dieser Ratgeber zeigt auf, was genau auf Betriebe zukommt, welche Fristen und Anforderungen gelten und welche Konsequenzen drohen, wenn die gesetzlichen Vorgaben nicht erfüllt werden. Klar, verständlich und praxisnah – so wie es Unternehmer brauchen.
Seit mehreren Jahren verfolgt das Bundesministerium der Finanzen (BMF) eine klare Linie: Die Bekämpfung von Steuerbetrug im Kassenbereich soll durch digitale Kontrollsysteme verbessert werden. Bereits mit dem Kassengesetz 2020 wurden erste Schritte gesetzt – unter anderem mit der Pflicht zur Verwendung einer sogenannten Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE).
Die nun kommende Meldepflicht ab dem 1. Januar 2025 ist ein weiterer Baustein dieser Strategie. Ziel ist es, den Einsatz elektronischer Kassensysteme vollständig zu erfassen, um eine manipulationssichere, lückenlose Dokumentation aller Geschäftsvorgänge sicherzustellen.
Bisher reichte es, ein entsprechendes Kassensystem mit TSE zu betreiben – ab 2025 wird es jedoch Pflicht, jedes System aktiv beim Finanzamt zu melden. Damit wird eine zentrale Datenbank über eingesetzte Kassensysteme in Deutschland geschaffen.
Die Meldepflicht betrifft alle Unternehmer, die ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit TSE verwenden. Dazu zählen unter anderem:
Auch Kleinbetriebe oder mobile Verkaufsstellen (z. B. Marktstände mit digitalem Kassensystem) sind nicht ausgenommen.
Nicht betroffen sind hingegen Betriebe, die ausschließlich Papierkassen, Excel-Lösungen oder manuelle Kassenbücher verwenden – was aber ebenfalls zunehmend kritisch von der Finanzverwaltung gesehen wird.
Nicht jedes Kassensystem fällt automatisch unter die Meldepflicht. Maßgeblich ist, ob eine technische Sicherheitseinrichtung (TSE) vorhanden ist. Diese TSE ist bereits seit Januar 2020 vorgeschrieben und dient der fälschungssicheren Speicherung von Transaktionen. Die neue Meldepflicht ist eine ergänzende Maßnahme.
Folgende Systeme sind meldepflichtig:
Nicht betroffen sind:
Diese Daten müssen gemeldet werden:
Alle Angaben müssen digital im ELSTER-Unternehmenskonto hinterlegt werden. Eine direkte Anbindung über API-Lösungen ist derzeit nicht vorgesehen, sodass die Meldung manuell erfolgen muss – zumindest in der ersten Phase.
Die Einführung der Meldepflicht bringt einige organisatorische und technische Aufgaben mit sich. Unternehmen sollten die verbleibende Zeit bis zum 1. Januar 2025 nutzen, um ihre Kassensysteme und Prozesse auf die neuen Anforderungen auszurichten.
Die Meldung ersetzt nicht die Aufbewahrungspflichten, die bisher für Kassendaten gelten. Auch die Belegausgabepflicht, die Einzelaufzeichnungspflicht und die Nachvollziehbarkeit im Rahmen von Betriebsprüfungen bleiben weiterhin bestehen.
Wer seine Kassen nicht ordnungsgemäß meldet, riskiert nicht nur eine Mahnung, sondern auch erhebliche Konsequenzen durch das Finanzamt. Die Finanzverwaltung betrachtet die Meldepflicht als Teil der steuerlichen Ordnungspflicht. Verstöße gelten daher als Ordnungswidrigkeit gemäß § 379 AO (Abgabenordnung) – und können mit Bußgeldern von bis zu 25.000 Euro geahndet werden.
Auch kleinere Nachlässigkeiten können teuer werden – etwa wenn die TSE nicht korrekt gemeldet oder das Gerät nicht vollständig registriert wurde. Deshalb sollten Unternehmen den gesamten Meldeprozess sorgfältig dokumentieren und regelmäßig überprüfen.
Die elektronische Meldepflicht für Kassensysteme ab 2025 ist ein weiterer Schritt in Richtung digitale Steuertransparenz. Für Unternehmen bedeutet das: mehr Aufwand in der Verwaltung, aber auch mehr Rechtssicherheit im Umgang mit der Finanzbehörde.
Syvera ist eine modulare ERP-Lösung, die sich individuell an die Bedürfnisse von Unternehmen anpasst.