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Workforce Management (WFM) bezeichnet alle Maßnahmen, die ein Unternehmen ergreift, um den optimalen Einsatz seiner Mitarbeiter zu planen, zu steuern und zu analysieren. Ziel ist es, die richtige Anzahl qualifizierter Mitarbeiter zur richtigen Zeit am richtigen Ort einzusetzen – effizient, kostenbewusst und bedarfsorientiert. Dies betrifft sowohl die Personaleinsatzplanung, Zeiterfassung, Urlaubsverwaltung als auch das Schichtmanagement.
Dabei geht Workforce Management weit über die reine Planung von Arbeitszeiten hinaus. Es umfasst auch Aspekte wie:
Moderne Workforce-Management-Systeme bieten intuitive Oberflächen, automatisierte Planungsfunktionen und Schnittstellen zu HR-, Lohn- oder Zeiterfassungssystemen. Besonders im produzierenden Gewerbe, in der Logistik oder im Einzelhandel ist Workforce Management essenziell, um betriebliche Abläufe effizient zu gestalten und gleichzeitig die Mitarbeitermotivation zu fördern.
Dabei wird immer deutlicher: Workforce Management darf nicht isoliert betrachtet werden – es muss Teil einer umfassenden digitalen Unternehmenssteuerung sein. Und genau hier kommt das ERP-System ins Spiel.
Ein ERP-System (Enterprise Resource Planning) ist das digitale Rückgrat eines Unternehmens. Es verknüpft alle relevanten Geschäftsbereiche – von Einkauf und Lager über Produktion bis hin zu Vertrieb und Finanzen. Auch das Personalwesen ist typischerweise Teil eines ERP-Systems, entweder integriert oder über angebundene Module.
Typische HR-Funktionen innerhalb eines ERP-Systems sind:
Durch die zentrale Datenhaltung entstehen viele Vorteile: Informationen müssen nicht doppelt gepflegt werden, Prozesse laufen automatisch ab, und Verantwortliche erhalten einen ganzheitlichen Überblick. Besonders in mittelständischen und größeren Unternehmen ist ein modernes ERP-System daher nicht mehr wegzudenken – auch im Personalbereich.
Ein ERP-System ermöglicht es, Personalplanung mit operativen und strategischen Unternehmenszielen zu verknüpfen. Doch um den dynamischen Anforderungen der heutigen Arbeitswelt gerecht zu werden, braucht es mehr als nur statische Datenpflege. Es braucht ein integriertes Workforce Management – als funktionale Erweiterung und operative Ergänzung zum ERP.
Viele Unternehmen nutzen ERP-Systeme und Workforce-Management-Tools getrennt voneinander. Das führt jedoch oft zu Medienbrüchen, doppelten Datenbeständen und ineffizienten Prozessen. Dabei wird das volle Potenzial beider Systeme nur dann ausgeschöpft, wenn sie integriert arbeiten.
1. Echtzeit-Datenfluss:
Durch die Verknüpfung fließen relevante Daten wie Arbeitszeiten, Abwesenheiten oder geplante Schichten automatisch ins ERP-System. Das vereinfacht die Lohnabrechnung, verbessert Forecasts und reduziert Fehlerquellen.
2. Einheitliche Stammdatenpflege:
Mitarbeiterdaten werden nur einmal gepflegt und stehen in beiden Systemen aktuell zur Verfügung. Das spart Zeit und sorgt für Konsistenz.
3. Bessere Personalplanung:
Ein ERP-System kennt die Kapazitäten, ein WFM-System die Einsatzpläne. Zusammen ermöglichen sie eine belastbare Kapazitäts- und Einsatzplanung – insbesondere in der Produktion oder im Servicebereich.
4. Flexibler auf Marktanforderungen reagieren:
Kurzfristige Auftragslagen oder Krankheitsausfälle können effizienter abgefedert werden, wenn Schicht- und Personalplanung nahtlos mit Produktions- oder Projektplanung verbunden sind.
5. Verbesserte Mitarbeiterzufriedenheit:
Self-Service-Portale mit direkter Anbindung ans ERP-System ermöglichen Transparenz bei Zeitsalden, Urlaubsständen oder Schichteinteilungen – und steigern so die Mitarbeiterbindung.
Diese Beispiele zeigen: Workforce Management und ERP gehören zusammen. Nur wenn sie Hand in Hand arbeiten, entstehen echte Effizienzgewinne.
Die Auswahl eines integrierten Systems ist ein strategischer Schritt. Unternehmen sollten vor allem darauf achten, dass das Workforce-Management-Tool sich nahtlos in das bestehende ERP-System einfügt – sei es durch native Integration, APIs oder zertifizierte Schnittstellen.
Wichtige Kriterien dabei sind:
Außerdem gilt: Die Implementierung sollte professionell begleitet werden – mit Change-Management, Schulungen und einer klaren Projektplanung. Denn eine Software allein macht noch keinen erfolgreichen Wandel. Es braucht die Akzeptanz aller Beteiligten.
Unternehmen, die Workforce Management und ERP zusammen denken, profitieren langfristig – durch weniger Reibungsverluste, bessere Entscheidungen und zufriedenere Teams.
Workforce Management ist längst kein „Nice-to-have“ mehr, sondern ein Muss für Unternehmen, die effizient und zukunftssicher aufgestellt sein wollen. In Verbindung mit einem leistungsfähigen ERP-System entfaltet es seine volle Stärke: operative Exzellenz gepaart mit strategischer Steuerung.
Die Integration von Workforce Management in das ERP-System ermöglicht:
Unternehmen, die jetzt auf integrierte Lösungen setzen, sind nicht nur besser organisiert, sondern auch agiler und resilienter – und verschaffen sich einen klaren Wettbewerbsvorteil.
Syvera ist eine modulare ERP-Lösung, die sich individuell an die Bedürfnisse von Unternehmen anpasst.