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Die Arbeitswelt befindet sich im Wandel: Flexiblere Arbeitsmodelle, zunehmende Projektarbeit und strengere gesetzliche Vorgaben machen die Zeiterfassung in Unternehmen unverzichtbar. Viele Arbeitgeber fragen sich daher, ob eine systematische Zeiterfassung für Projekte und Mitarbeiter tatsächlich Pflicht ist – oder ob sie freiwillig erfolgen kann.
Fest steht: Zeiterfassung dient nicht nur der Kontrolle von Arbeitszeiten, sondern bietet auch erhebliche Vorteile in Bezug auf Effizienz, Projektplanung und gesetzliche Konformität. Besonders in Kombination mit einer ERP-Lösung wie Syvera können Unternehmen Zeiterfassungsdaten effizient auswerten und fundierte Entscheidungen treffen.
Ein Blick auf die Entwicklungen der letzten Jahre zeigt, dass das Thema Zeiterfassung längst nicht mehr nur große Konzerne betrifft. Auch kleine und mittlere Unternehmen sowie Start-ups müssen sich zunehmend mit gesetzlichen Anforderungen auseinandersetzen. Besonders seit dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) im Jahr 2019 und den darauffolgenden nationalen Umsetzungen, gewinnt die Debatte um eine verpflichtende Arbeitszeiterfassung weiter an Relevanz.
Neben der rechtlichen Seite stehen auch betriebswirtschaftliche Gründe im Fokus. Projektbezogene Zeiterfassung liefert wertvolle Einblicke in die Ressourcennutzung, den Fortschritt einzelner Arbeitspakete und letztlich in die Rentabilität ganzer Projekte. Ohne eine saubere Datengrundlage sind belastbare Kalkulationen kaum möglich. Unternehmen, die in moderne Zeiterfassungssysteme investieren, verschaffen sich daher nicht nur einen rechtlichen, sondern auch einen strategischen Vorteil.
Darüber hinaus zeigt die Praxis: Eine transparente Zeiterfassung steigert auch das Vertrauen der Mitarbeitenden. Sie sorgt für klare Strukturen, fördert Fairness und ermöglicht eine gerechtere Verteilung von Aufgaben und Überstunden. Gerade in hybriden oder Remote-Arbeitsmodellen ist das essenziell, um Missverständnissen und Mehrarbeit vorzubeugen.
Die zentrale Frage vieler Unternehmen lautet: Ist Zeiterfassung gesetzlich vorgeschrieben? Die Antwort: Ja – zumindest in Teilen. Seit dem richtungsweisenden Urteil des EuGH vom 14. Mai 2019 (Az. C-55/18) sind Arbeitgeber in der EU verpflichtet, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Arbeitszeiterfassung einzuführen.
Das Urteil wurde durch ein Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) im September 2022 konkretisiert. Es besagt, dass Arbeitgeber nach deutschem Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) verpflichtet sind, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter systematisch zu erfassen. Zwar gibt es bisher noch kein konkretes Gesetz, das den Rahmen vorgibt, die Pflicht ergibt sich jedoch unmittelbar aus der gesetzlichen Auslegung durch das Gericht.
Was bedeutet das in der Praxis? Arbeitgeber müssen ein System bereitstellen, mit dem Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit erfasst werden können. Papierbasierte Methoden sind zwar nicht ausgeschlossen, in der Praxis jedoch wenig effizient – vor allem bei wachsender Teamgröße oder bei projektbasiertem Arbeiten.
Auch wenn die gesetzliche Pflicht vor allem auf die reine Arbeitszeit abzielt, ergibt sich daraus ein unmittelbarer Bedarf an projektbezogener Zeiterfassung. Denn nur so lässt sich differenzieren, wie viel Arbeitszeit auf welche Tätigkeit oder welches Projekt entfällt. Besonders bei Dienstleistern, Agenturen, IT-Firmen oder im Handwerk ist das unerlässlich – nicht nur zur Abrechnung, sondern auch zur Leistungsdokumentation gegenüber dem Kunden.
Wichtig: Auch bei Vertrauensarbeitszeit oder Gleitzeitmodellen gilt die Pflicht zur Zeiterfassung. Der Arbeitgeber kann zwar die Ausgestaltung flexibel regeln, die grundsätzliche Erfassungspflicht bleibt jedoch bestehen. Ein ERP-System mit integrierter Zeiterfassung wie Syvera hilft hier, Prozesse zu automatisieren und gesetzeskonform zu dokumentieren – ohne zusätzlichen Aufwand.
Wer über gesetzliche Mindestanforderungen hinausdenkt, erkennt schnell den Mehrwert digitaler Zeiterfassung im Unternehmensalltag – insbesondere im Projektmanagement. Denn Projekte leben von Planung, Kontrolle und Nachkalkulation. Eine präzise und strukturierte Zeiterfassung bildet die Grundlage für all diese Bereiche.
Die Vorteile im Überblick:
Eine moderne ERP-Lösung wie Syvera integriert Zeiterfassung direkt in den Projekt- und Ressourcenplanungsprozess. Dadurch entfällt der Medienbruch zwischen verschiedenen Tools. Unternehmen behalten so nicht nur den Überblick, sondern verbessern auch ihre Reaktionsfähigkeit – z. B. bei kurzfristigen Kundenanforderungen oder Personalengpässen.
Besonders bei mehreren parallel laufenden Projekten ist es wichtig, den tatsächlichen Zeitaufwand pro Projekt und Mitarbeiter nachzuhalten. Die digitale Erfassung in Echtzeit – etwa über Desktop, mobile App oder Terminal – stellt sicher, dass alle Daten sofort verfügbar sind. So lassen sich Reports auf Knopfdruck erstellen und Projektergebnisse in Echtzeit analysieren.
Die Frage, ob Zeiterfassung in Deutschland Pflicht ist, hat in den letzten Jahren deutlich an Brisanz gewonnen. Insbesondere das Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) vom 14. Mai 2019 und die Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts (BAG) im Jahr 2022 haben das Thema auf die Agenda nahezu jedes Unternehmens gebracht – unabhängig von Größe oder Branche. Doch was bedeutet das konkret? Und welche allgemeinen Anforderungen müssen erfüllt sein?
Im Jahr 2019 entschied der Europäische Gerichtshof, dass alle Arbeitgeber in EU-Mitgliedstaaten verpflichtet sind, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Messung der täglichen Arbeitszeit einzuführen. Ziel dieser Entscheidung war es, Arbeitnehmerrechte besser zu schützen, insbesondere im Hinblick auf Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten. Das Urteil machte deutlich: Ohne eine systematische Arbeitszeiterfassung ist es für Arbeitnehmer nahezu unmöglich, ihre Rechte durchzusetzen.
Diese Entscheidung war ein Wendepunkt – auch wenn sie zunächst keine unmittelbare Gesetzesänderung in Deutschland nach sich zog. Dennoch war klar: Die Mitgliedsstaaten müssen ihre nationalen Gesetze anpassen, um den Anforderungen des EuGH gerecht zu werden.
Das Bundesarbeitsgericht stellte im September 2022 klar, dass sich die Pflicht zur Zeiterfassung bereits aus dem deutschen Arbeitsschutzgesetz (§ 3 ArbSchG) ergibt. Arbeitgeber seien demnach verpflichtet, ein System zur Arbeitszeiterfassung einzuführen – auch ohne dass es bisher ein spezielles Arbeitszeiterfassungsgesetz gibt.
In der Urteilsbegründung wurde betont, dass diese Pflicht alle Arbeitgeber betrifft, unabhängig von der Branche oder der Größe des Unternehmens. Dabei muss es sich um ein System handeln, das verlässlich, objektiv und zugänglich ist. Die Erfassung darf auch digital erfolgen, was in der Praxis mittlerweile der Regelfall ist.
Grundsätzlich geht es um die Erfassung der täglichen Arbeitszeit, inklusive Beginn, Ende und Pausen. Besonders relevant ist die Einhaltung gesetzlicher Höchstarbeitszeiten nach dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG). Dieses sieht unter anderem vor:
Mit einer sauberen Zeiterfassung lassen sich diese Vorschriften eindeutig belegen – was nicht zuletzt bei Kontrollen durch die Behörden von Bedeutung ist.
Ja – auch in Modellen mit Vertrauensarbeitszeit oder Gleitzeit bleibt die Pflicht zur Zeiterfassung bestehen. Zwar können Mitarbeitende eigenverantwortlich über Beginn und Ende ihrer Arbeit entscheiden, dennoch muss der Arbeitgeber ein System bereitstellen, das die tatsächlichen Arbeitszeiten erfassbar macht.
In der Praxis bedeutet das: Die Flexibilität bei der Gestaltung der Arbeitszeit bleibt erhalten – sie muss jedoch transparent dokumentiert werden. Für viele Unternehmen ist dies eine Herausforderung, die sich mit einer ERP-Lösung wie Syvera einfach lösen lässt.
Grundsätzlich lässt das Gesetz dem Arbeitgeber Gestaltungsfreiheit bei der Wahl des Systems. Wichtig ist nur, dass die Erfassung objektiv, zuverlässig und manipulationssicher ist. In Frage kommen z. B.:
Besonders bei mehreren Mitarbeitenden oder projektbezogener Arbeit ist der Einsatz digitaler Lösungen sinnvoll – nicht zuletzt, um die Daten später auswerten, exportieren und archivieren zu können.
Auch beim Thema Datenschutz spielt Zeiterfassung eine Rolle. Die erfassten Daten zählen zu den personenbezogenen Daten und unterliegen somit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass diese Daten nicht nur korrekt, sondern auch sicher gespeichert werden. Gleichzeitig bestehen Aufbewahrungspflichten für bestimmte Dokumentationen, insbesondere im Rahmen von Prüfungen durch das Finanzamt oder die Rentenversicherung.
Ein ERP-System wie Syvera erfüllt diese Anforderungen, indem es Zeiterfassungsdaten datenschutzkonform speichert, protokolliert und absichert. So sind Unternehmen rechtlich auf der sicheren Seite.
Auch hier gilt: Ja. Die Pflicht zur Zeiterfassung betrifft sämtliche Arbeitsverhältnisse – ob Vollzeit, Teilzeit oder Minijob. Besonders bei geringfügig Beschäftigten kommt es häufig zu rechtlichen Fehlern. Hier ist eine exakte Dokumentation wichtig, um zu belegen, dass das monatliche Entgelt und die Arbeitszeit innerhalb der gesetzlichen Grenzen bleiben.
Insbesondere bei Branchen mit hoher Fluktuation, wie Gastronomie, Baugewerbe oder Reinigung, ist eine lückenlose Zeiterfassung auch zum Schutz des Unternehmens notwendig. Bei Verstößen drohen Bußgelder oder Nachzahlungen.
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