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Die Digitalisierung macht auch vor der Buchhaltung nicht Halt – besonders das Thema E-Rechnung gewinnt durch gesetzliche Vorgaben und Effizienzgewinne zunehmend an Bedeutung. In Deutschland spielen dabei zwei Formate eine zentrale Rolle: ZUGFeRD und XRechnung. Doch worin unterscheiden sie sich? Wann wird welches Format eingesetzt? Und welche Anforderungen ergeben sich daraus für Unternehmen?
Die E-Rechnung – kurz für elektronische Rechnung – ist mehr als nur eine PDF-Datei per E-Mail. Eine echte E-Rechnung enthält strukturierte Daten, die maschinell ausgelesen und weiterverarbeitet werden können. Das ermöglicht eine vollautomatische Verarbeitung in ERP-Systemen oder Buchhaltungsprogrammen. Im Gegensatz zu bildbasierten Rechnungsformaten (z. B. Scan oder PDF ohne strukturierte Daten) lassen sich E-Rechnungen schneller, fehlerfreier und effizienter verarbeiten.
Wichtige Vorteile der E-Rechnung:
In Deutschland ist die E-Rechnung für den B2G-Bereich (Business-to-Government) seit dem 27.11.2020 verpflichtend. Ab dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnungspflicht schrittweise auch für B2B-Transaktionen eingeführt. Unternehmen sollten sich deshalb frühzeitig mit den Formaten ZUGFeRD und XRechnung auseinandersetzen.
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Format, das sowohl eine visuelle Darstellung der Rechnung (PDF) als auch strukturierte XML-Daten enthält. Das bedeutet: Eine ZUGFeRD-Rechnung sieht aus wie eine gewöhnliche PDF-Rechnung, beinhaltet aber im Hintergrund alle relevanten Rechnungsdaten in maschinenlesbarer Form.
ZUGFeRD ist besonders im B2B-Bereich geeignet, da es eine gute Brücke zwischen Mensch und Maschine schlägt. Die aktuelle Version ZUGFeRD 2.2 entspricht vollständig dem EU-Standard für elektronische Rechnungen und wird auch von öffentlichen Auftraggebern akzeptiert, sofern keine XRechnung vorgeschrieben ist.
Die XRechnung wurde speziell für die Kommunikation mit öffentlichen Stellen entwickelt. Sie ist ein rein strukturiertes Datenformat auf XML-Basis – es gibt keine visuelle Darstellung. Das bedeutet: Die Rechnung wird maschinenlesbar übermittelt und muss über spezifische Empfangsportale der öffentlichen Verwaltung (z. B. ZRE, OZG-RE, Peppol) eingereicht werden.
Die XRechnung ist verpflichtend für Unternehmen, die Leistungen gegenüber öffentlichen Auftraggebern erbringen und Rechnungen über 1.000 € stellen. Ab dem 1. Januar 2025 wird die XRechnung – oder ein gleichwertiges strukturiertes Format – auch im B2B-Bereich für viele Unternehmen relevant, insbesondere im Rahmen der Umsetzung der EU-Richtlinie zur elektronischen Rechnungsstellung und der deutschen E-Rechnungspflicht.
MerkmalZUGFeRDXRechnungFormatPDF mit eingebettetem XMLReines XML-DokumentMensch lesbarJaNeinEinsatzbereichB2B, auch teilweise B2GB2G, bald auch B2B verpflichtendVersandartE-Mail, PDF-AnhangPortal, Peppol, zentrale StellenStandardEN 16931EN 16931PflichtangabenVariabel je nach ProfilStreng nach Vorgabe
Für viele Unternehmen empfiehlt sich ein hybrider Ansatz: Wer Rechnungen an Behörden stellt, kommt an der XRechnung nicht vorbei. Für alle anderen Transaktionen – vor allem im B2B-Bereich – bietet ZUGFeRD eine nutzerfreundlichere und praxisnähere Lösung. Langfristig sollten Unternehmen jedoch beide Formate unterstützen können, um zukunftssicher aufgestellt zu sein.
Mit der zunehmenden Verbreitung von E-Rechnungen im B2B-Bereich ist es ratsam, die eigenen Prozesse jetzt schon auf die bevorstehenden Pflichten vorzubereiten – etwa durch den Einsatz eines ERP-Systems oder Buchhaltungsprogramms, das beide Formate automatisch erzeugen und empfangen kann.
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