Die Digitalisierung macht auch vor der Buchhaltung nicht Halt – besonders das Thema E-Rechnung gewinnt durch gesetzliche Vorgaben und Effizienzgewinne zunehmend an Bedeutung. In Deutschland spielen dabei zwei Formate eine zentrale Rolle: ZUGFeRD und XRechnung. Doch worin unterscheiden sie sich? Wann wird welches Format eingesetzt? Und welche Anforderungen ergeben sich daraus für Unternehmen?

Was ist eine E-Rechnung und warum sie immer wichtiger wird

Die E-Rechnung – kurz für elektronische Rechnung – ist mehr als nur eine PDF-Datei per E-Mail. Eine echte E-Rechnung enthält strukturierte Daten, die maschinell ausgelesen und weiterverarbeitet werden können. Das ermöglicht eine vollautomatische Verarbeitung in ERP-Systemen oder Buchhaltungsprogrammen. Im Gegensatz zu bildbasierten Rechnungsformaten (z. B. Scan oder PDF ohne strukturierte Daten) lassen sich E-Rechnungen schneller, fehlerfreier und effizienter verarbeiten.

Wichtige Vorteile der E-Rechnung:

  • Zeit- und Kostenersparnis durch automatisierte Prozesse
  • Schnellere Zahlungsabwicklung
  • Geringerer Papierverbrauch
  • Weniger Fehlerquellen durch Wegfall manueller Dateneingabe
  • Gesetzeskonformität im B2G- und künftig auch im B2B-Bereich

In Deutschland ist die E-Rechnung für den B2G-Bereich (Business-to-Government) seit dem 27.11.2020 verpflichtend. Ab dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnungspflicht schrittweise auch für B2B-Transaktionen eingeführt. Unternehmen sollten sich deshalb frühzeitig mit den Formaten ZUGFeRD und XRechnung auseinandersetzen.

ZUGFeRD: Das hybride E-Rechnungsformat für die Wirtschaft

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Format, das sowohl eine visuelle Darstellung der Rechnung (PDF) als auch strukturierte XML-Daten enthält. Das bedeutet: Eine ZUGFeRD-Rechnung sieht aus wie eine gewöhnliche PDF-Rechnung, beinhaltet aber im Hintergrund alle relevanten Rechnungsdaten in maschinenlesbarer Form.

Vorteile von ZUGFeRD

  • Einfacher Austausch: Die Rechnung kann per E-Mail verschickt und vom Empfänger wie gewohnt gelesen werden. Gleichzeitig kann sie automatisch verarbeitet werden.
  • Kompatibilität: Viele ERP- und Buchhaltungssysteme unterstützen ZUGFeRD.
  • Keine Portale notwendig: Anders als bei der XRechnung ist kein zentraler Upload in ein Empfangsportal nötig.
  • Normbasiert: ZUGFeRD basiert auf dem europäischen Standard EN 16931 und ist somit EU-weit einsetzbar.

ZUGFeRD ist besonders im B2B-Bereich geeignet, da es eine gute Brücke zwischen Mensch und Maschine schlägt. Die aktuelle Version ZUGFeRD 2.2 entspricht vollständig dem EU-Standard für elektronische Rechnungen und wird auch von öffentlichen Auftraggebern akzeptiert, sofern keine XRechnung vorgeschrieben ist.

Aufbau einer ZUGFeRD-Rechnung

  • PDF/A-3 Dokument mit eingebetteter XML-Datei
  • Standardisierte XML-Struktur nach EN 16931
  • Frei wählbare Profile: Basic, Comfort, Extended oder XRechnung-kompatibel

XRechnung: Das Pflichtformat für öffentliche Auftraggeber

Die XRechnung wurde speziell für die Kommunikation mit öffentlichen Stellen entwickelt. Sie ist ein rein strukturiertes Datenformat auf XML-Basis – es gibt keine visuelle Darstellung. Das bedeutet: Die Rechnung wird maschinenlesbar übermittelt und muss über spezifische Empfangsportale der öffentlichen Verwaltung (z. B. ZRE, OZG-RE, Peppol) eingereicht werden.

Wann ist XRechnung Pflicht?

Die XRechnung ist verpflichtend für Unternehmen, die Leistungen gegenüber öffentlichen Auftraggebern erbringen und Rechnungen über 1.000 € stellen. Ab dem 1. Januar 2025 wird die XRechnung – oder ein gleichwertiges strukturiertes Format – auch im B2B-Bereich für viele Unternehmen relevant, insbesondere im Rahmen der Umsetzung der EU-Richtlinie zur elektronischen Rechnungsstellung und der deutschen E-Rechnungspflicht.

Besonderheiten der XRechnung

  • Reines XML-Format: Keine visuelle Darstellung im PDF-Format
  • Verpflichtender Versand über zentrale Plattformen
  • Strikte Validierungsregeln
  • Enthält alle für den Rechnungsempfang im öffentlichen Bereich notwendigen Pflichtangaben (z. B. Leitweg-ID)

Technische Anforderungen

  • Erstellung einer strukturierten XML-Datei nach dem Standard XRechnung (EN 16931)
  • Validierung über spezielle Tools oder Plattformen (z. B. Peppol Access Point)
  • Eingabe von Zusatzangaben wie Auftragsreferenz, Leitweg-ID, Projektkennzeichen etc.

ZUGFeRD vs. XRechnung: Der direkte Vergleich

MerkmalZUGFeRDXRechnungFormatPDF mit eingebettetem XMLReines XML-DokumentMensch lesbarJaNeinEinsatzbereichB2B, auch teilweise B2GB2G, bald auch B2B verpflichtendVersandartE-Mail, PDF-AnhangPortal, Peppol, zentrale StellenStandardEN 16931EN 16931PflichtangabenVariabel je nach ProfilStreng nach Vorgabe

Fazit: Welches Format ist das richtige für Ihr Unternehmen?

Für viele Unternehmen empfiehlt sich ein hybrider Ansatz: Wer Rechnungen an Behörden stellt, kommt an der XRechnung nicht vorbei. Für alle anderen Transaktionen – vor allem im B2B-Bereich – bietet ZUGFeRD eine nutzerfreundlichere und praxisnähere Lösung. Langfristig sollten Unternehmen jedoch beide Formate unterstützen können, um zukunftssicher aufgestellt zu sein.

Mit der zunehmenden Verbreitung von E-Rechnungen im B2B-Bereich ist es ratsam, die eigenen Prozesse jetzt schon auf die bevorstehenden Pflichten vorzubereiten – etwa durch den Einsatz eines ERP-Systems oder Buchhaltungsprogramms, das beide Formate automatisch erzeugen und empfangen kann.

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